Tietosuojaseloste – Netos.Ai OY

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Yritys: Netos.AI Oy
Y-tunnus: 3230968-6
Osoite: Opistokatu 15, 65100 Vaasa
Yhteyshenkilö: Tomi Luhtala
Sähköposti: tomi.luhtala@netos.ai
Puhelin: 045 165 6660

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Netos.Ai Oy käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:

• Ohjelmiston käyttäjien tunnistaminen ja käyttäjähallinta
• Asiakassuhteen hoitaminen ja laskutus
• Tekninen ylläpito, tuki ja palvelun kehittäminen
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjanpitolaki, tietoturva)
• Lokitietojen ja varmuuskopioiden hallinta

Käsittelyn oikeusperusteet:

• Sopimus (asiakkaan ja ohjelmistoyrityksen välinen sopimus)
• Lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpitolaki)
• Oikeutettu etu (palvelun turvallisuus ja kehittäminen)

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

• Käyttäjien perustiedot (nimi, sähköposti, puhelin, käyttäjätunnus)
• Asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden tiedot
• Lokitiedot ja käyttöoikeustiedot
• Mahdollisesti asiakkaan kirjanpitoaineistossa olevat henkilötiedot (esim. palkansaajien tiedot), jolloin ohjelmistoyritys toimii henkilötietojen käsittelijänä

4. Tietolähteet

• Asiakasyrityksen ilmoittamat tiedot
• Käyttäjän itse syöttämät tiedot
• Järjestelmän automaattisesti keräämät tiedot (lokit, käyttödata)

5. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

• Ohjelmistoyrityksen työntekijät ja alihankkijat, joilla on tarve käsitellä tietoja palvelun tuottamiseksi
• Viranomaiset lakisääteisissä tapauksissa
• Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia

6. Tietojen säilytysajat

• Käyttäjätiedot säilytetään asiakassuhteen ajan ja enintään 12 kuukautta asiakassuhteen päättymisen jälkeen, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä
• Kirjanpitoaineisto säilytetään 6 vuotta ja tilinpäätöstä 10 vuotta kirjanpitolain mukaisesti tilikauden päättymisestä
• Lokitiedot ja varmuuskopiot säilytetään tietoturvan ja palvelun jatkuvuuden varmistamiseksi määritellyn ajan

7. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin
• Oikeus tietojen oikaisuun ja poistoon (siltä osin kuin se on mahdollista kirjanpitolain ja sopimuksen puitteissa)
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

8. Tietoturva ja suojatoimet

• Tiedot tallennetaan suojatuille palvelimille, joihin on rajatut käyttöoikeudet
• Säännölliset varmuuskopiot ja tietoturvapäivitykset
• Henkilöstön tietosuojakoulutus
• Sopimukset alihankkijoiden kanssa tietosuojasta

9. Poikkeustilanteet

• Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan aineisto palautetaan tai poistetaan sovitulla tavalla
• Maksamattomien laskujen tai yhteydenoton puuttumisen tapauksessa aineisto säilytetään lakisääteisen ajan, mutta pääsy voidaan rajoittaa

10. Suunnitelman ylläpito ja päivitys

• Suunnitelmaa tarkistetaan vähintään vuosittain ja aina, kun toiminnassa tai lainsäädännössä tapahtuu muutoksia